大家好，我是小豆豆，我来为大家解答以上问题。商务会议组织和接待，公司怎么举办商务会议很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！
商务会议中主要为很多琐碎的事，所以要求的是细心（时间在2天以上的会议）。 1.场地：在商务会议中要注意以下几点 a.客户是否需要地点在公司的附近（一 般情况下客户会要求在自己的公司附近，这样客户往返公司方便） b.距离机场和火车站的距离及交通情况 （要考虑到在会议前和后会安排接站和接机，如果交通不方便经常堵车的话，就需要增加会务的车辆，增加成本） c.周边环境（周遍环境一定要好，如果过于杂乱的话对整体形象有很大的影响） d.价格及硬件设施（酒店在功能上分商 务酒店，会议酒店，和旅游酒店） 商务酒店：主要接待的是商务散客，酒店硬件设施较好，但价格贵而且会场不会很充足 会议酒店：主要以接待会议为主，这种酒店在设计初始就是以接待大型会议为主（如中苑酒店、京西宾馆），所以选择地点要以会议酒店为主。 旅游酒店：酒店以接待旅游团为主，酒店环境会很差，而且旅游团对酒店硬件的损害会很大，所以要避免选择这类酒店。 2.前期安排：在前期安排中有以下几点要注意 a.是否需要接站接机，如果客户有此要求要客户提供人员到京时间表，如果是火车要详细到几号车厢，根据到京人员的时间、航班和车次来计算需要多少辆会务车辆。 b.酒店房间安排，房间最好是选择整层的*住，这样好方便管理。同时要问明是否有人需要单独住，有没有领导需要套间，有没有特殊要求。 C.鲜花和水果，有的客户要求在房间中放水果，在套间里放鲜花。水果的采购可以在五道口果品批发市场采购，但要记住的是在事先要计算好数量，如果有需要削皮的水果要配水果刀。水果要多买一些，分送酒店的客房部、餐饮部、销售部，这几个部门会在会议中提供很大的帮助。 d.会务车辆安排，在会务车辆的使用中可以使用出租的红旗车，但要注意的是这些车也要主要做会议的，这些车辆没有护网，没有顶灯，而且车况较好，不要使用在大街上拉散客的车辆。车辆的使用，要主要是在前期接站和后期的送站，如果中间客户要求在会议期间安排会务车辆，要给司机留出房间。 e.如果需要提供预定回程机票、火车票，要提前联系好出票点。 f.酒店的协调，要提前跟酒店协商好会议日程，具体到每天开房的数量，用餐人数，会场的使用和布置，接待的安排，如果有高级别领导到场还要指定详细的保卫方案。停车位的使用。 g活动报批有以下几条。 1.交通：大型活动要提前向交管部门备案，现场人数过多或级别很高时要请交警到现场维持秩序。准备好活动车证。 2.环卫：大型露天活动，要提前安排好临时厕所，及垃圾清扫运输。 3.当地管理部门：在活动举办的区域要提前到管理部门备案，审批。 4.用餐：因大型活动参加人数较多所以要提前和送餐公司预定。 5.舞美：大型活动当中要慎重选用舞美公司，因为小公司虽然便宜但没有资质，在报批活动的时候会增加不必要的麻烦，而大型舞美公司，比如灯光（工体），舞台搭建（北奥）等，因这些公司都长期于各管理部门打教导，所以虽然价格会贵，但是可以省下很多不必要的麻烦和费用。
例子：
a.在会议开始前一天进住酒店，安排好第二天的接站接机及接待工作。接站和接机的安排可在会务司机中指定一人来协调和安排因为他们长期在路上跑对时间的掌控会比较稳妥。 b.第二天主要是安排入住，要提前和前台联络，开房把房间钥匙拿到手，但要注意的是如果不和前台提前说好，会从拿到房间钥匙的那一刻开始计算房费，一定要争取做到，先拿到钥匙，在客人入住后在通知前台开始记费。安排好总机为客人在第二天叫早。 c.会议正式开始的一天 06：00：提前检查早餐是否准备好，等待客人开始用餐。 06：30：客人开始用餐时检查会场准备，及路牌指引。 07：00：会议开始，在会场门口检查参会人员证件，协调会场安排。要注意是否有不是参会人员进入现场。 09：00：和酒店确认午餐及下午会场的安排，及解决会议中出现的问题。 10：30：会议结束后，安排参会人员先回房间休息。 10：30：检查午餐安排 11：30：引导参会人员用餐（注意和餐饮部人员搞好关系，因为这种会议一般为自助餐，餐厅门口的礼仪小姐手中会有个计数器，酒店会根据记录的人数来结算。） 13：00：引导参会人员回房间休息。 13：00：进行楼层巡视，避免外来人员打扰客人休息，注意安全（小偷及会议骗子）。如果是公司的采购部门等重点部门会议，要避免销售公司的打扰，所有送客人的东西一定要由会务组转交。 13：30：检查下午会场准备情况 14：00：同上午会议期间安排 16：30：引导回房间休息 16：30：检查晚餐安排（此处注意，有很多参会人员晚上不在酒店用餐，如果是桌餐的话要提前确认好人数） 17：30：引导参会人员用晚餐 19：00：引导参会人员回房间休息 19：30：和酒店确认第二天安排 20：00：和主办方商讨第二天的安排，并确认当天所增加的费用。 20：00：在楼层巡视，注意安全，晚上客人会到别的房间走动而不关自己的房间门，同时一些会议骗子会在这个时间以同是参加会议的人员，一起打牌等手段对参会人员进行诈骗。 24：00：酒店前台会对酒店各个部门当天产*的费用进行统计，要到前台要当天会议所发*的全部费用，回来和自己记录的情况进行比对，如发现错误要在第二天和销售部协调。 如第三天会议没有其他变动继续按此流程运做。 4.会议结束的前一天：要联络出票，把参会人员预定的车票和机票送到参会人员手里，并确认第二天离店时间。 5.会议结束：a.安排车辆的送站送机。 b.和酒店搞好关系的话客人在4点前离点的话可以只收半天房费。 c.送走所有参会人员后和酒店进行结算。 d.和会务用车进行结算。（这些司机都是在会议结束后当时结算，他们可以提供*车用发票） 在商务会议中，因为现在的价格都是很明的，所以在会议中一定要细心，在房、餐、水果、用车、会场、设备等使用中都可以节省费用。 但前提是一定要和酒店人员搞好关系，这也是办好会议的关键。必要时可以分给销售部主管此会议的人员一些好处费。我们做会议时曾经 从上述这些环节获得5%的利润。做好商务会议的两个关键是1.细心2.和酒店搞好关系。
本文到此讲解完毕了，希望对大家有帮助。
